Rilevazione presenze: un aiuto fondamentale per la gestione di un’azienda

Se all’interno della tua azienda ricopri il ruolo di responsabile del reparto risorse umane, siamo sicuri che non ti sarà nuovo il termine “rilevazione delle presenze”.

Per “rilevazione delle presenze” infatti, si intende il controllo dell’orario di lavoro, ovvero l’azione che prevede il tracciamento delle ore che ogni dipendente ha svolto durante una giornata lavorativa. Qui vengono prese in considerazione tutte le ore comprese tra l’inizio e la fine della giornata lavorativa, oltre alle ore di straordinario e quelle che non sono state lavorate, per qualsiasi motivo.

L’obiettivo di tale operazione è quello di evitare che vengano svolte ore extra non pagate dalle aziende. In questo modo, i dipendenti sono pienamente consapevoli di tutto il tempo lavorato.

Cosa sono i software di rilevazione delle presenze

I software di rilevazione delle presenze sono dei programmi comunemente utilizzati dal reparto HR che permettono di registrare tutte le ore in cui un lavoratore è presente in azienda o è al lavoro da remoto. L’obiettivo di questi software è automatizzare tutte quelle operazioni di controllo che diversamente i responsabili HR sono tenuti a svolgere manualmente.

Il grande vantaggio derivante dall’utilizzo di questi software è che in automatico potrai beneficiare di report personalizzati per ogni dipendente. Di ognuno di questi puoi, in qualsiasi momento verificare:

  • I giorni lavorati;
  • I giorni di assenza;
  • I cambi di turno;
  • Il numero di ferie maturate;
  • Le ore di straordinario;
  • E tanto altro.

Come avrai già intuito, le funzionalità incluse nei migliori sistemi di rilevazione delle presenze ti permettono di accedere a tutte le informazioni inerenti all’attuale situazione lavorativa del lavoratore, facilitando così l’intera organizzazione aziendale.

Sistemi di rilevazione presenze e di controllo degli accessi: attenzione alle differenze

Un’ultima distinzione che merita di essere approfondita riguarda la differenza tra i sistemi di rilevazione delle presenze e i sistemi di controllo degli accessi. I due sistemi possono essere confusi poiché entrambi possono, in alcuni casi, utilizzare una medesima tecnologia, tuttavia, lo scopo per la quale si utilizza è diverso.

Per sistema di rilevazione presenze si intendono l’insieme di operazioni che hanno lo scopo di gestire e tutelare i tuoi dipendenti in azienda. Ne sono un esempio: timbrare il cartellino, registrare la presenza tramite badge o impronta biometrica. Questa tipologia di operazioni viene ormai gestita da software specifici collegati alla rete Internet che registrano le informazioni condivise dai lavoratori.

Rilevare le presenze, è obbligatorio per le aziende. Lo scopo è raccogliere dati inconfutabili sulle effettive ore lavorate dal dipendente, così da tutelarlo e garantirgli un equo compenso.

Diversamente per controllo degli accessi si intendono le azioni che puoi intraprendere per controllare il passaggio delle persone (personale, clienti, fornitori) attraverso:

  • Porte;
  • Sbarre;
  • Cancelli;
  • Aree non autorizzate.

La tecnologia utilizzata per monitorare gli accessi è la medesima. Anche in questo caso infatti si utilizzano:

  • Badge;
  • Impronte digitali;
  • QR Code;
  • Codici numerici.

Possiamo quindi concludere che mentre la rilevazione delle presenze ha come scopo principale quello di gestire al meglio le risorse umane in azienda, il controllo degli accessi è una pratica che ha il compito di garantire la sicurezza dei beni mobili e immobili e delle persone stesse. Queste ultime, ad esempio, potrebbero non essere autorizzate a entrare in aree potenzialmente pericolose per la loro incolumità.