- 11/09/2025
- Posted by: InnoChi
- Categoria: Rilevatore presenze
La timbratura da smartphone con geolocalizzazione (meglio se geofencing) è ideale per multi-sede, cantieri e smart working. È conforme al GDPR se usi base giuridica adeguata, minimizzi i dati e informi chiaramente i dipendenti.
Nell’articolo scoprirai come attuare in sicurezza (e con efficienza) la rilevazione presenze.
Cos’è e come funziona
Un’app di timbratura presenze registra entrata/uscita associando data/ora, identità (SSO/PIN/biometria del device) e posizione.
I dati alimentano cartellino presenze, turni, ferie/permessi ed export paghe. In assenza di rete, le timbrature vengono salvate e sincronizzate appena possibile. Utile, no?
Geolocalizzazione vs geofencing nella rilevazione presenze
La geolocalizzazione salva le coordinate al momento della timbratura. È sufficiente nella maggior parte dei casi. Il geofencing, che ti consigliamo, abilita la timbratura solo dentro un’area predefinita (sede/cantiere), senza tracciare movimenti continui.
Ma esiste anche un’alternativa indoor: whitelist Wi-Fi o beacon quando il GPS è impreciso.
Vantaggi chiave: riduce abusi (timbrare “fuori sede”), semplifica la gestione multi-sede e rende superflui i terminali fisici.
GDPR: cosa serve davvero
- Base giuridica: in genere obbligo legale e/o esecuzione del contratto per la rilevazione presenze. Evita basi deboli come il consenso.
- Minimizzazione: registra la posizione solo al momento della timbratura; preferisci il geofencing al tracking continuo.
- Trasparenza: fornisci informative chiare (finalità, dati trattati, tempi, diritti).
- Conservazione: definisci i tempi; poi anonimizza o cancella.
- Sicurezza: cifratura, controllo accessi, audit trail, backup; separazione dei ruoli tra HR/IT/fornitore.
- BYOD/MDM: su device personali usa profili di lavoro o policy per tutelare privacy e integrità dei dati.
Nota bene: questo è un contenuto informativo, non una consulenza legale. Rivolgiti sempre a un/una professionista in grado di fornirti informazioni accurate.
Rilevazione presenze da smartphone: quando conviene
Ottima soluzione per cantieri, retail, cooperative e field service; ma anche per tecnici in trasferta e personale legato alla rete di vendita. Per i dipendenti in smart working (e/o quelli che lavorano in modalità ibrida) e per quelli che si trovano in aziende multi-sede, con regole orarie diverse per reparto/filiale.
Best practice operative
Configura geofence per ogni sede/cantiere e i relativi profili orari in base al reparto. 
Abilita controlli anti-abuso: selfie di verifica, QR/NFC, device binding dove necessario.
Imposta timestamp server come ora valida (non quella del telefono).
Prepara workflow di correzione e approvazione anomalie.
Forma i dipendenti con una guida veloce e delle FAQ (e/o un referente preposto, che si occupi dell’onboarding).
Domande che forse potresti farti
Serve internet per timbrare? No: l’app funziona offline e sincronizza dopo.
Si tracciano gli spostamenti? No se usi geofencing: si verifica solo l’area al momento del tap.
È compatibile con il controllo accessi? Sì, può convivere con badge/biometria in un approccio ibrido.
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