Master Web

MasterWeb è predisposto per estrapolare il file da inviare al software delle paghe (se interno), oppure al consulente del lavoro (se esterno). Il software presenze MasterWeb è in grado di interfacciarsi con qualsiasi software paghe.

il modulo gestisce tutta la procedura relativa alla richiesta e approvazione dei giustifcativi tra l’ufficio personale e i dipendenti/quadri. L’applicativo consente ai dipendenti di:

Accedere al proprio cartellino mensile (timbrature e giustificativi).
Inserire le richieste di ferie, permessi, straordinari da autorizzare ecc., che vengono automaticamente inviate ai responsabili (anche con e-mail di avviso) per essere autorizzate. I giustificativi (ad es. ferie, permessi), una volta approvati, sono automaticamente inseriti nel cartellino del dipendente. Una mail di conferma approvazione/bocciatura viene spedita al dipendente. Il modulo semplifica tutta la procedura dell’ufficio personale e trasferisce maggiore autonomia ai dipendenti e ai capostruttura.
Download cedolino, CUD e altri documenti personali dalla propria area riservata. Tutte le operazioni (up load documenti da parte dell’azienda e il download degli stessi da parte del dipendente) sono registrati nel file di log e servono a comprovare, nei termini di legge, l’avvenuto adempimento (interpello 13/2012 Ministero del Lavoro).
Richiesta e upload documenti dipendente: l’admin può generare automaricamente delle mail di richiesta documenti al dipendete, che loggandosi con il suo account, è un grado di caricarli a sistema mediante upload.

con questo modulo è possibile gestire la timbratura per tutte quelle sedi remote in cui si trovano dislocate pochi dipendenti, oppure per i dipendenti fuori sede che possono timbrare con lo smartphone, come ad esempio per lo Smart Working (lavoro da casa), oppure per i dipendenti itineranti (es. i tecnici). Il dipendente, dopo essersi loggato, deve solo premere una tasto. Il sistema genera automaticamente la timbratura di presenza. La data/ora rilevata è quella del server (non accessibile). Il sistema verifica che il mac-address del pc da cui è stata eseguita l’operazione sia contenuta in un elenco abilitato, per evitare che la timbratura sia effettuata ad esempio da casa. Per i dipendenti fuori sede, che timbrano da smartphone (Android / Iphone), il sistema rileva le coordinate GPS con link su Google Maps per controllo posizione GPS. Inoltre con il sistema “GeoFence” è possibile associare il dipendente ad uno o più indirizzi (cantieri) e verificare che le coordianate rilevate provengano da uno dei “cantieri” associati.

il modulo gestisce tutta la procedura relativa alla richiesta e approvazione delle note spese per le trasferte tra il manager, i dipendenti/quadri e l’ufficio ammnistrativo per la liquidazione. L’applicativo consente ai dipendenti di:

-Accedere con il proprio account al caricamento delle spese sostenute per le trasferte (periodo, destinazione, descrizione importo). E’ possibile caricare anche il realtivo documento (es. scontrino, ricevuta), direttamente da smartphone o da Pc (Upload documentazione note spese). Una volta caricate vengono passate al manager per l’approvzione, con email di avviso.

-Una volta autorizzate dal manager vengono automaticamente inviate ai responsabili amministrativi che possono stampare i resoconti mensili per ogni dipendente, liquidare le spese, oppure in automatico questi dati possono essere trasferiti, insieme alle ore di presenza/assenza al software di elaborazione paghe (come voce di rimborso).

-I documenti (scontrini, ricevute, ecc..), relativi alle note spese approvate, possono essere scaricati automaticamente (c.da dematerializzazione note spese) per predispore i documenti stessi per la conservazione elettronica.

: integrato nel software delle presenze MasterWeb. Il modulo consente al dipendente di registrare, oltre alle presenze, i codici di attività lavorativa ( attività, lavorazioni, commesse, codici clienti, codici cantieri, ecc…). L’inserimento dei dati delle attività può avvenire sia tramite rilevatori di presenza con tastiera  oppure da Pc o smartphone (per gli operatori fuori sede). E’ possibile associare ad ogni dipendente un attività “default”, che gli viene attribuito automaticamente anche senza essere inserito da causale M500 o smartphone. Aggiunta funzione di pianificazione attività per dipendente (planning attività).

gestione controllo accessi integrata direttamente in MasterWeb.

nella sezione terminali troviamo la parte anagrafica (ID, descrizione, tipo, colore assegnato ecc..) e la parte di configirazione (id servizio, tempo attiviazione relè, relè per accessi/suonerie ecc.).

nella tabella fasce orarie i terminali di controllo accessi, definiti nella sezione precedente, vengono associati ad un orario (dalle …alle…) diversificabile per ogni giorno della settimana (LU-DO). Si possono definire sia orari per i giorni feriali che eventuali orari per gli accessi dei giorni festivi (es. responsabili).

la tabella gruppi definisce per ogni terminale di controllo accesso configurato in precedenza, le fasce orarie associate (sia fasce feriali che fasce festive).

nell’anagrafica utenti (sezione gestione accessi) vengono definiti, per ogni dispositivo configurato, il gruppo feriale e festivo con le relative associazioni (non abilitato, sempre abilitato, oppure secondo i gruppi orari definiti nella tabella precedente).

sempre nell’anagrafica utenti (sezione generale) è possbile definire delle date di validità sul controllo accesso dal…..al…. (rispettivamente data nel campo “Assunto” e data nel campo “Fine Contratto).

log dei comandi e delle operazioni effettuate dall’operatore su ogni dispositivo.

mappatura degli utenti associati ad ogni dispositivo con i relativi gruppi (definizione fasce orarie e giorni settimanali, feriali e festivi).

elenco utenti con orario di accesso ai terminali configurati, l’elenco è filtrabile con diversi parametri (data, terminale, azienda, filiale, reparto, utente, accesso negato, accesso autorizzato).

invio mail di alert per ingresso non autorizzato (solo versione licenza), in alternativa invio notifica a utente ( o gruppo di utenti) su Telegram social.

l’opzione rientra nella versione basica del software di gestione presenze MasterWeb, ma è presente anche nella versione di controllo accessi se uno o più dispositivi avessero la necessità di essere programmati per attivazione relè a orari settimanali prefissati.

monitoraggio presenti/usciti per area, con lo scopo di monitorare il numero dei presenti in ogni area della struttura e se, per ogni momento della giornata, è stato superato il limite di persone ammesso nella specifica area (misure antiassembramento, prevenzione Covid19).

il registro volto / temperatura si trova nella sezione FUNZIONI => REGISTRI => VOLTO/TEMPERATURA. Permette di acquisire direttamente da MasterWeb i dati registrati dai termoscenner. In caso di rilevazione temperatura abnorme (>37,5°), è possibile attivare un alert automatico con invio mail a responsabile con i dati rilevati ( foto, temperatura ecc…), oppure invio notifica a utente ( o gruppo di utenti) su Telegram social. La procedura consente di attivare, a discrezione, una serie di parametri per la Privacy:

sul display del termoscanner visualizzare solo lo stato (valore normale/ febbre), senza la temperatura.
non salvare sul database le foto dei visitatori/dipendenti
non salvare sul database i valori delle temperature registrate (oppure salvare solo i valori oltre soglia)
cancellare i record e le foto trascorso registrati oltre un dato numero di ore.

Accedendo al registro troviamo le due sezioni: visitatori e dipendenti:

Visitatori (utenti non identificati), nel menù FUNZIONI => REGISTRI => VOLTO/TEMPERATURA => VISITATORI. I dati rilevati sono: foto, data/ora, temperatura, accesso (negato/autorizzato), terminale, sede.

Dipendenti (utenti identificati), nel menù FUNZIONI => REGISTRI => VOLTO/TEMPERATURA => DIPENDENTI. I dati rilevati sono: foto, badge, nome/cognome, data/ora, temperatura, accesso (negato/autorizzato), terminale, sede. Le sole timbrature vengono caricate automaticamente (a scelta) o sul cartellino o sul pannello accessi.

consente il caricamento di 2 anagrafiche principali, Anagrafica Referenti, sono i responsabili aziendali atti a ricevere le varie tipologie di visitatori (es. rappresentanti, fornitori , ecc…), è possibile associare ad ognuno la rispettiva email per inviare avviso ogni volta che il visitatore è stato registrato alla reception. Anagrafica Motivazioni: sono le motivazioni da associare alla singola visita (es. visita rappresentante, visita fornitore , manuntezione, ecc…). Il modulo si trova nel percorso FUNZIONI=>REGISTRI=>VISITATORI. Accedendo all’opzione Registro Visitatori, la receptionist inserisce i dati del visitatore, i dati obbligatori sono: cognome/nome del visitatore, nome del referente,  motivazione, infine data/ora di ingresso e uscita. Tutti gli altri dati sono facoltativi: azienda di appartenenza, email, telefono, badge, note e documento di riconoscimento. Inserendo la data/ora di ingresso, il dato è registrato e automaticamente viene inoltrata una mail di avviso al referente con tutti i dati inseriti riguardo al suo appuntamento. All’uscita del visitatore, la receptionist inserisce data/ora di uscita. La registrazione è completa.Dal registro ingressi/uscite dei visitatori è poi possibile selezionare i record per: intervallo di date, visitatori attualmente presenti, già usciti oppure “non entrati” (visitatori registrati, ma non entrati).

il modulo consente di importare i certificati di mallattia nel sistema di timbratura partendo dai file XML ricevuti dall’INPS.

– Esportati in formato Excel o PDF per la stampa e l’affissione in bacheca aziendale.
– Inviati automaticamente all’app, permettendo a ogni dipendente di visualizzare il proprio turno settimanale da smartphone.
– Consultati anche dai manager e admin per i team assegnati.

**Vantaggi:**
– Assegnazione turni veloce e centralizzata.
– Consultazione turni sempre disponibile da app.
– Riduzione degli errori e dei passaggi manuali.
– Maggiore trasparenza e comunicazione immediata tra ufficio e dipendenti.