- 09/06/2025
- Posted by: InnoChi
- Categories: Controllo Presenze, Rilevatore presenze
La rilevazione presenze moderna unisce terminali badge/biometrici, app di timbratura da smartphone e un software HR che automatizza cartellini, straordinari, ferie/permessi e report paghe. In questa guida capirai come scegliere la soluzione giusta per il controllo accessi, quali requisiti GDPR considerare, quanto costa e come calcolare il ROI.
Controllo accessi: cos’è la rilevazione delle presenze?
La rilevazione presenze è l’insieme di strumenti e processi per registrare le ore lavorate (entrate/uscite, straordinari, assenze), produrre cartellini affidabili e integrare i dati con paghe e controllo accessi.
Non si tratta solo di “mettere un timbra-cartellini”: significa definire regole orarie, turni, workflow di approvazione e reportistica.
Obiettivi tipici per una PMI
- Eliminare errori e contestazioni su straordinari/permessi
- Velocizzare il ciclo paghe (export pulito verso il consulente)
- Gestire multi-sede, cantieri, trasferte e smart working
- Ridurre buddy punching e accessi non autorizzati
Opzioni tecnologiche: badge, biometria, app di timbratura
1) Badge RFID/NFC
I vantaggi? È veloce, economico, semplice da distribuire; funziona anche con varchi/tornelli.
Presenta però dei limiti, dati dal rischio di scambio del badge; ma anche dal fatto che, in sede, serva necessariamente un hardware fisso.
Se i tuoi sono ambienti a medio traffico (come uffici o magazzini) – e necessiti di un’integrazione con il controllo accessi – questo potrebbe essere il sistema più adatto.
2) Biometria (impronta/volto)
I vantaggi comprendono la massima certezza sull’identità e l’azzeramento del buddy punching (ovvero la copertura di un collega assente).
Scegliendo questa opzione, tuttavia, è necessario porre un’attenzione particolare agli aspetti privacy/GDPR più sensibili. Va valutata la DPIA (Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati) e la base giuridica.
La biometria è la soluzione migliore per aree a rischio sicurezza o dove serve certezza dell’identità (produzione, laboratori).
3) App di timbratura da smartphone
Perfetta per smart working, cantieri, multi-sede, non richiede la presenza di un hardware fisso. Garantisce un servizio di geolocalizzazione/geofencing.
Presenta però alcuni svantaggi, come la necessità di connettività e formazione minima agli utenti – oltre che il rispetto della policy BYOD (Bring Your Own Device).
L’app di timbratura da smartphone potrebbe essere la soluzione migliore per un tipo di personale itinerante, in presenza di filiali, cooperative o necessità di assistenza esterna.
4) Kiosk su PC/Tablet (browser)
Economico e rapido da attivare, permette la timbratura condivisa sul dispositivo di reparto.
I suoi limiti? È meno sicuro di un dispositivo individuale e necessita di un presidio locale.
Può essere l’opzione migliore all’interno di mense, reparti produzione e reception.
Controllo accessi e rilevazione presenze: un riassunto
Badge RFID/NFC impiega un badge fisico per l’identificazione, presenta un livello di sicurezza anti-sostituzione medio, non è adatto per lo smart working e ha costi iniziali bassi. Ottimo per varchi e flussi. 
Biometria permette l’identificazione attraverso la scansione di un’impronta o del volto, presenta un livello di sicurezza anti-sostituzione alto, non è adatta per lo smart working e ha costi iniziali medi. Fondamentale valutare DPIA/GDPR.
App di timbratura da smartphone permette l’identificazione attraverso la presenza di un account+GPS, presenta un livello di sicurezza anti-sostituzione alto, è adatta allo smart working e ha costi iniziali bassi. Perfetta per esterni/multi-sede.
Kiosk su PC/Tablet (browser) permette l’identificazione attraverso la presenza di un account+PIN/QR, presenta un livello di sicurezza anti-sostituzione medio, non è adatto per lo smart working e ha costi iniziali bassi. Ideale per postazioni condivise.
Il software di rilevazione presenze
Un buon software HR presenze deve offrire:
- Regole orarie e turni (banca ore, notturni, festività)
- Cartellino digitale con anomalie evidenziate e workflow di approvazione
- Ferie e permessi con richieste e approvazioni da portale o app
- Report e dashboard (assenteismo, puntualità, straordinari, costi)
- Export paghe verso il consulente (formati standard)
- Integrazione controllo accessi, mensa, commesse
- Profilazione e audit trail per la sicurezza dei dati
Suggerimento operativo: prevedi profili orari per sedi/reparti, una matrice permessi chiara e una procedura di chiusura mese condivisa con HR e paghe.
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