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Come un’agenzia assicurativa di Milano ha snellito il sistema di rilevazione presenze in ufficio

Come un’agenzia assicurativa di Milano ha snellito il sistema di rilevazione presenze in ufficio

Una importante Agenzia Assicurativa di Milano con alle proprie dipendenze quattro impiegati e tre consulenti ha deciso di snellire le procedure relative alla rilevazione delle ore di presenza all’interno dei propri uffici e delle ore di lavoro svolte all’esterno nel corso delle perizie eseguite.

Analogamente ad altri casi esaminati, l’impresa non aveva adottato alcun sistema timbracartelini per il rilevamento delle ore di lavoro. Le stesse erano contabilizzate mediante annotazioni su un foglio di lavoro condiviso in rete e mensilmente inviato a un ufficio contabile esterno per l’elaborazione degli stipendi dovuti e dei compensi spettanti.

Il titolare, considerate alcune situazioni, ha deciso di utilizzare un sistema semplice ma efficace nonché a costi non elevati, che consentisse di rilevare con precisione e in modo indipendente gli orari di lavoro, anche mediante l’uso di un’app timbracartellino. In sostanza la motivazione che ha spinto al cambiamento è stata dettata dalla Privacy a tutela dei propri dipendenti nonché dei clienti esterni in sede di perizia.

La scelta di un sistema alternativo di rilevamento delle ore di lavoro è stata effettuata con l’assistenza dell’ufficio contabile esterno il quale ha fornito indicazioni e consigli, anche sulla base del software dal medesimo utilizzato per altri clienti. Anche in questo caso è stata adottata la timbratura cartellini mediante App con geolocalizzazione e attivabile dall’utente. Si è data la preferenza a un sistema che consentisse, se necessario, di memorizzare e inviare commenti e immagini a corredo dei dati essenziali (ore di lavoro e luogo) durante le perizie esterne.

La Privacy relativa ai dati trasmessi e ricevuti è assicurata in quanto il sistema utilizza una criptazione che impedisce qualsiasi tipo di intercettazione.